Was macht die KI genau?

Aus einer PDF-Vorlage erstellt die KI einen Formularentwurf mit Abschnitten, Feldern und Hinweisen. Das Fachamt prüft und korrigiert den Entwurf und gibt das Onlineformular frei. Im Betrieb kann die KI außerdem hochgeladene Anlagen nach Kriterien vorprüfen, die das Fachamt festlegt.

Wie werden sensible Daten geschützt?

Werte aus geschützten Feldern speichert beantragt.ai verschlüsselt. Freitext und Angaben im Bürger-Chat kann das konfigurierte Sprachmodell verarbeiten, dazu können personenbezogene Daten gehören. Die Liste der Auftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage.

Entscheidet die KI über Anträge?

Nein. beantragt.ai nimmt Anträge entgegen, strukturiert die Angaben und legt Vorgänge an. Über den Antrag entscheidet die Sachbearbeitung im Fachamt. Auch ein Bescheid geht erst nach Vorschau und Freigabe durch einen Menschen hinaus. Einen vollautomatisch erlassenen Verwaltungsakt nach § 35a VwVfG sieht beantragt.ai nicht vor.

Nach der Demo kann ein Praxistest (PoC) mit drei Formularen aus Ihrer Verwaltung folgen. Er zeigt Nutzen, Aufwand, Datenschutzfragen und Integrationsbedarf, bevor Sie über einen größeren Einsatz entscheiden.

Für Ihre PDF-Vordrucke, die sonst liegen bleiben.

Aus Ihrer PDF-Vorlage wird ein Onlineformular. Danach kommen Anträge als Vorgänge an, über das Bürgerportal, den Chat oder KI-Agenten.

Anschluss an Fachverfahren per FIT-Connect oder API, an KI-Agenten per MCP.

Demo anfragen

Papierformulare und digitales Vorgangsdetail in beantragt.ai

Vom Onlineformular bis zum Bescheid

In knapp fünf Minuten vom Onlineformular über Sachbearbeitung und FIT-Connect bis zum Bescheid, mit und ohne Fachverfahren.

Transkript und Kapitel

Formularserver und PDF-Digitalisierung in einem Produkt

beantragt.ai übernimmt beides: die Onlineformulare Ihrer Verwaltung samt Antragseingang und die PDF-Vordrucke, die heute per E-Mail kommen und abgetippt werden.

Formularserver mit FIT-Connect-Anbindung
beantragt.ai veröffentlicht Ihre Onlineformulare, nimmt Anträge entgegen und führt sie als Vorgang mit Status und Rückfragen. An Fachverfahren übergibt es Anträge per FIT-Connect oder API, Antwort und Bescheid kommen an den Vorgang zurück.
Aus PDF-Formularen werden vollständig digitale Anträge
Aus einer PDF-Vorlage erstellt die KI den Formularentwurf mit Abschnitten, Feldern und Pflichtangaben. Der Antrag läuft danach digital, vom Ausfüllen bis zum Vorgang, ohne Ausdruck und ohne Abtippen.

Wenn Sie schon einen Formularserver betreiben, übernimmt beantragt.ai die PDF-Vordrucke, die dort fehlen. Wie beantragt.ai einen Formularserver ergänzt

So wird aus einer PDF-Vorlage ein Onlineformular

Drei Schritte, vom Hochladen bis zum Einsatz.

Laden Sie die PDF-Vorlage hoch, einen Scan auch als PNG oder JPEG. Word-Dateien exportieren Sie vorher als PDF. Die KI erstellt daraus einen Entwurf.

Was Fachamt, Sachbearbeitung und Antragstellende sehen

Fachamt und Verwaltung

Aus der PDF-Vorlage erstellt die KI einen Entwurf. Das Fachamt prüft ihn, gibt das Onlineformular frei und sieht im Formular-Dashboard, wie viele Anträge je Formular eingegangen sind.

Zur Seite für das Fachamt

Sachbearbeitung

Status, Rückfragen und Zuständigkeit stehen am Vorgang. Interne Notizen sieht nur die Verwaltung, sie lösen keine Nachricht an die Antragstellenden aus.

Zur Seite für die Sachbearbeitung

Bürgerinnen und Bürger

Antragstellende füllen den Antrag online aus und erhalten direkt nach dem Absenden ihr Aktenzeichen. Den Bearbeitungsstand rufen sie per Link oder Einmalcode ab, ohne Benutzerkonto.

Zur Seite für Bürgerinnen und Bürger

Was nach dem Eingang passiert

Bescheid aus der Word-Vorlage
Aus der Bescheidvorlage des Fachamts erzeugt die Sachbearbeitung am Vorgang einen Bescheidentwurf mit Aktenzeichen und Angaben aus dem Antrag, als PDF/A für den Versand.
Kopplung an das Fachverfahren
Ein Status, den Sie je Verbindung festlegen, löst die Übergabe per FIT-Connect oder API aus. Antwort und Bescheid kommen an den Vorgang zurück, Antragstellende sehen dazu die Statustexte Ihrer Verwaltung.
Bürgerprofil mit Einwilligung
Bietet Ihre Verwaltung das Bürgerprofil an, speichern Antragstellende ausgewählte Angaben mit Einwilligung und übernehmen sie in spätere Anträge. Unter „Meine Daten“ widerrufen sie die Einwilligung für Profil und Bankverbindung getrennt.

Anträge im Dialog mit dem KI-Assistenten

Jedes veröffentlichte Onlineformular kann der Assistent finden und im Dialog ausfüllen. Was er erfasst, geht als Antrag an beantragt.ai und wird dort zum Vorgang.

Findet das passende Formular
Erfasst Angaben im Dialog
Prüft Pflichtfelder vor dem Absenden
Übergibt den Antrag an beantragt.ai

Auch externe KI-Agenten können Onlineformulare per MCP finden und Anträge nach Bestätigung übergeben, ohne eigenen Bot je Formular. Das Sprachmodell wird je Installation festgelegt.

KI-Assistent der Stadt

Ich möchte meinen Hund anmelden.

Dafür ist die Anmeldung zur Hundesteuer da. Ich frage die Angaben der Reihe nach ab.

Ein Labrador, seit dem 1. März bei uns.

Notiert. Es fehlt noch der Name der Halterin oder des Halters. Wie lautet der vollständige Name?

Antrag eingereicht, Aktenzeichen STA-2026-00042

KI unterstützt die Vorprüfung von Anlagen

Das Fachamt legt je Anlage fest, was darauf zu sehen sein muss. Beim Baumfällantrag prüft die KI zum Beispiel, ob der Baum im Lageplan markiert ist und das Foto Stamm und Krone zeigt. Mit Einwilligung der Antragstellenden weist das Formular schon beim Ausfüllen darauf hin, wenn etwas nicht zu erkennen ist. Das Ergebnis steht im Vorgang, die Entscheidung trifft die Sachbearbeitung.

Datenschutz

Datenschutz während der Formularerstellung
Beim Erstellen eines Formulars und beim Umwandeln einer PDF-Vorlage in ein Onlineformular schlägt die KI vor, welche Felder sensible Angaben enthalten. Das Fachamt bestätigt jede Einstufung im Editor. Werte aus diesen geschützten Feldern speichert beantragt.ai verschlüsselt.
Datenschutz im Chat
Ob der Bürger-Chat aktiv ist, entscheidet die Kommune je Mandant. Was im Chat geschrieben oder über den Chat ausgefüllt wird, verarbeitet das Sprachmodell, das je Installation festgelegt ist; ein souveräner Anbieter oder ein eigener Modellserver ist möglich. Einen Antrag übergibt der Assistent erst nach Bestätigung durch die antragstellende Person.
Hosting und KI-Anbieter
beantragt.ai läuft auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) oder in Ihrem Rechenzentrum. Welche KI zum Einsatz kommt, richtet sich nach Ihren KI- und Datenschutzrichtlinien.

Auf Anfrage erhalten Sie die Liste der Auftragsverarbeiter, offene Fragen zum Datenschutz klären wir im Gespräch. Anfrage stellen

Sicherheit im Detail

Anbindung und Betrieb

Onlineformulare lassen sich in Ihre Website oder Ihr Intranet einbetten. Eigene Anwendungen nutzen die API und Webhooks, KI-Agenten MCP. An Fachverfahren übergibt beantragt.ai Anträge per FIT-Connect oder API.

Sie wählen, wo beantragt.ai läuft.

In beiden Fällen nutzen Sie das vollständige Produkt.

Bei Civic Patches

Civic Patches betreibt beantragt.ai für Sie auf Servern in Deutschland. Updates und Support vereinbaren wir mit Ihnen.

In Ihrem Rechenzentrum

Ihre IT betreibt beantragt.ai selbst als lizenzierten Stack, mit Docker oder Kubernetes.

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Hinter beantragt.ai steht die Civic Patches GmbH, Entwickler von Mark-a-Spot (seit 2011 in Kommunen). Über uns

Häufige Fragen

Beginnen Sie mit dem Formular, das heute am meisten Arbeit macht

In der Demo zeigen wir, wie aus dieser Vorlage ein Onlineformular wird und wie Anträge daraus als Vorgänge ankommen. Danach klären wir, wie beantragt.ai in Ihrer Verwaltung angebunden wird.